6.2.2. Создание отчета с помощью Конструктора
Пользователь может начать с пустого отчета и самостоятельно разместить в нем все необходимые поля, надписи и другие элементы управления.
Для создания отчета без помощи мастера нужно, находясь в окне БД, щелкнуть по корешку Отчет, а затем по кнопке Создать. На экране появится окно диалога Новый отчет. Из списка Выбор таблицы/запроса выберите таблицу/запрос, содержащую данные, которые следует представить в отчете. Если отчет не должен содержать данные, не делайте выбор из этого списка. Задайте способ создания отчета — Конструктор.
На экране появится окно конструктора отчетов. Чтобы вывести на экран список полей базовой таблицы (или запроса), нажмите кнопку Список полей на панели инструментов.
Рабочие экраны при создании отчета и формы практически совпадают. Мы не будем останавливаться на инструментарии, рассмотренном при создании форм (это создание полей, надписей, вычисляемых полей и т. д.). Например, для печати эмблемы фирмы можно в заголовке отчета создать Рисунок или Свободная рамка объекта. Все ЭУ создаются в разделах отчета теми же способами, что и в формах. Остановимся на принципиальном отличии отчета от формы - создании групп.
6.3. Сортировка и группирование
Обычно записи в отчете требуется расположить в определенном порядке. В меню Вид имеется подкоманда Сортировка и группировка. С помощью этой команды можно просто провести сортировку отчетных данных или можно определить группирование данных. Сортировка задается по определенному полю (наиболее часто используемый способ) или по выражению, т. е. вычисляемому полю, либо по первой букве символьного поля. Полей сортировки может быть до 10.
Для задания просто сортировки не нужно обращаться к свойствам групп. Если же мы хотим сгруппировать данные по какому либо полю, нужно указать это поле в верхней части окна и установить «ДА» в заголовке группы или примечании. Если нужно создать вложенную группировку, нужно внести несколько полей в верхнюю часть окна и открыть заголовки (примечания) в нижней части. Окно конструктора при этом будет содержать следующие разделы:
Для того чтобы отчет выглядел хорошо, нужно разместить элементы управления в соответствующих разделах. Например, так, как это выглядит на рис. 6.4.
Как видно на этом рисунке, в бланке отчета отсутствует раздел примечаний группы Курс, т.к. в окне Сортировка и группировка в свойствах этой группы было задано значение «НЕТ» в строке Примечание группы.
После задания группировок по полям Курс и Группа в разделе Примечания группы Группа добавлено два ЭУ — надпись В группе и вычисляемое поле с выражением =Count(Фамилия). Кроме того надписи к полям, расположенным в области данных, обычно размещаются в области верхнего колонтитула. В этом отчете поля Курс и Группа размещены в областях заголовков групп вместе со своими надписями.
При создании групп важно правильно задать значения или диапазон значений, с которых начинается новая группа. Эти значения задаются в свойствах Группировка и Интервал в окне Сортировка и группировка. Свойство Группировка указывает, как должны быть сгруппированы данные. По полному значению можно группировать поля: текстовые, денежные, числовые, счетчики, даты/время. Текстовые поля, кроме того, можно группировать по определенному числу первых символов. Счетчики, денежные, числовые поля и даты/время можно группировать по диапазону значений.
В свойстве Группировка диапазон значений можно выбрать из списка, который предлагается для каждого типа поля группировки. Например, если поле группировки имеет тип дата/время, то будет предложен следующий список интервалов: по полному значению, по годам, по кварталам, по месяцам, по неделям, по дням, по часам, по минутам. Для счетчиков, денежных, числовых полей можно кроме группировки по полному значению задавать группировку по интервалу. При этом нужно задавать значение в свойстве Интервал любым числом, допустимым для группируемого поля.
Например, для поля типа Счетчик свойство Группировка имеет значение Интервал, а в свойстве Интервал задано значение 5. Записи в отчете будут сгруппированы в следующие группы: 0-4,5-9,10-14 и т. д. Или для группового поля Дата продажи задано свойство Группировка — По месяцам, а значение в свойстве Интервал – 6. Продажи будут сгруппированы в отчете по интервалам в шесть месяцев.
Если в режиме конструирования отчета возникает необходимость переноса уже созданного ЭУ из одного раздела в другой, перемещение нужно начать тогда, когда указатель мыши примет вид раскрытой руки, либо можно выполнить это действие через буфер обмена. Размеры разделов изменяются при перемещении их нижних границ, когда указатель принимает вид двунаправленной стрелки.
Рис. 6.4. Окно Конструктора отчета